Durante a fase mais aguda da pandemia da Covid-19, uma nova realidade se apresentou para sindicatos, federações, associações, cooperativas e outras entidades: a videoconferência. Assembleias e plenárias foram transformadas em reuniões pelo Zoom, Google Meet e outras plataformas na internet.

Ao que tudo indica, mesmo com a redução do número de vítimas fatais por Covid-19, graças à vacinação, as reuniões virtuais vieram para ficar. Não só pela questão da preservação da saúde, mas por uma série de outras vantagens.
O novo normal está aí. Por isso, veja a seguir quais os benefícios da videoconferência.

Vantagens da videoconferência

Por seu caráter democrático, as entidades de representação dos trabalhadores realizam reuniões e encontros com frequência. Mesmo durante o isolamento social, campanhas salariais e outras demandas precisaram ser debatidas com o maior número de pessoas possível. Por isso, as videoconferências ficaram tão populares.

Entre os benefícios da prática, estão os seguintes:

1. Maior envolvimento

Entidades que representam trabalhadores de mais de uma cidade ou estado costumam enfrentar dificuldade de lotar eventos. Com o uso da internet, porém, esse problema de logística foi contornado e mais pessoas passaram a participar das atividades no online.

2. Conforto

Participar de reuniões e assistir shows ao vivo de pijama e pantufas parecia piada antes da pandemia. Agora, é comum as pessoas permaneceram com roupas confortáveis, tomando um café, chimarrão ou o que quiserem (até mesmo uma cervejinha) enquanto fazem uma reunião de trabalho. Com isso, o cansaço diminui bastante.

3. Economia

Recepcionista, manobrista, coffee break, aluguel de espaço, tudo isso ficou no passado. Agora ficou muito mais barato fazer uma conferência, um congresso ou outro grande evento. O máximo que a entidade vai gastar é com a plataforma de videoconferência e/ou streaming para agregar mais participantes.

4. Registro das atividades

Diversas ferramentas, como o Zoom, permitem a gravação da conferência, o que pode ficar salvo para consultas pós-evento em uma mídia física ou na “nuvem” da internet. Precisou de foto? É só dar print na tela, sem ter que se acotovelar com outros fotógrafos em busca do melhor ângulo.

5. Facilidade de transmissão

Quando o evento é gratuito e aberto ao público, basta transmiti-lo ao vivo em uma ou mais redes sociais, direto de um computador da organização, por uma plataforma de streaming para alcançar gente até na China! Além disso, o link do evento pode ser compartilhado ou transmitido por mais entidades por meio da transmissão cruzada.

Como realizar uma reunião virtual

Agora que você já conhece as vantagens de uma reunião virtual, que tal transformá-la em um verdadeiro evento? A internet está recheada de opções em plataformas e aplicativos para a realização de eventos online, desde as inscrições até a emissão de certificados.

FERRAMENTAS

O Zoom e o Google Meet estão entre as ferramentas mais populares para videoconferências. O primeiro permite reuniões de até 40 minutos gratuitamente, mas, no Plano Pro, que custa menos de R$ 15 por mês e permite reuniões de até 24 horas para no máximo 100 pessoas. Para eventos maiores, existem outras opções com valores progressivos.

O Google Meet era ilimitado e gratuito até pouco tempo, mas a Google, de olho no mercado, limitou as chamadas do plano básico a 60 minutos. Para mais do que isso é preciso ter um plano pago, que custa entorno de 7 a 8 dólares.

Outras ferramentas populares são o Microsoft Teams, Google Hangouts, Skype, Cisco Webex e ezTalks. Todas têm suas vantagens e desvantagens, por isso, é preciso entender a demanda e o público-alvo do evento para escolher a melhor solução.

PLANEJAMENTO

O mais importante, antes de tudo, é o planejamento do evento, que deve levar em consideração público-alvo, objetivos, forma de inscrição, roteiro, divulgação, entre outras etapas.

Existem diversas formas de se realizar uma reunião virtual. Em muitos casos, a entidade apenas envia o link da reunião para os interessados com um ou dois dias de antecedência. Porém, esta não é a melhor forma de atingir os objetivos do evento, sejam eles qualitativos ou quantitativos.

O ideal é buscar apoio de uma empresa de comunicação para ajudar a entidade a definir as melhores ferramentas de inscrição e realização do evento, além de planejar a divulgação pré e pós-evento, bem como auxiliar com o roteiro e convites. Afinal, o tempo, mesmo que virtual, é algo que não pode ser recuperado.

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